Kriteria memilih pemberi rekomendasi
Surat rekomendasi adalah dokumen penting yang menunjukkan sikap belajar dan potensi pelamar. Pemberi rekomendasi haruslah orang yang dapat menjelaskan dengan contoh konkret sisi-sisi yang sulit disampaikan hanya melalui transkrip atau surat pernyataan diri. Alih-alih sekadar orang yang jabatannya tinggi, lebih baik memilih orang yang benar-benar mengenal Anda dengan baik karena pernah menjalani kelas atau proyek bersama.
- Orang yang langsung mengamati studi atau kegiatan Anda, seperti dosen pengampu, dosen pembimbing, atau pembimbing praktik/magang
- Orang yang dapat menguraikan secara konkret kekuatan dan proses perkembangan pelamar
- Orang yang bersedia meluangkan waktu untuk menulis surat rekomendasi
Waktu dan cara meminta, serta penyampaian informasi yang diperlukan
Surat rekomendasi adalah dokumen yang memerlukan waktu cukup lama untuk ditulis, sehingga sebaiknya diminta jauh sebelum tenggat pendaftaran. Permintaan yang mendadak dapat membebani pemberi rekomendasi dan memengaruhi kualitas surat rekomendasi. Mintalah secara sopan baik secara langsung maupun melalui email, dengan sikap menanyakan dengan waktu yang cukup longgar agar pemberi rekomendasi dapat memutuskan bersedia atau tidaknya dengan nyaman.
Saat meminta, sampaikan pula materi yang diperlukan agar pemberi rekomendasi dapat menulis dengan mudah.
- Riwayat hidup atau surat pernyataan diri, serta materi terkait nilai
- Ringkasan tujuan program yang dilamar dan motivasi mendaftar
- Cara penyerahan (sistem online, tertulis, dll.) dan tenggat
- Catatan singkat mengenai pengalaman atau kekuatan yang ingin ditonjolkan
Pengelolaan tenggat dan ucapan terima kasih
Penyerahan surat rekomendasi harus diperiksa sendiri oleh pelamar secara berkala. Jika tenggat sudah dekat, sebaiknya tanyakan perkembangannya dengan kalimat yang sopan agar tidak memberi kesan menagih. Jika Anda meminta beberapa surat sekaligus, mencatat status penyerahan tiap pemberi rekomendasi secara terpisah dapat mengurangi kebingungan.
Setelah surat rekomendasi diserahkan, pastikan untuk menyampaikan ucapan terima kasih. Email atau pesan singkat pun sudah cukup, dan menyampaikan kabar sekali lagi setelah hasil keluar akan membantu menjaga hubungan tetap baik. Etiket seperti ini berujung pada hubungan saling percaya yang memungkinkan Anda meminta rekomendasi lagi pada kesempatan lain di kemudian hari.