ประเภทของเอกสารรับรองผลการเรียน · การจบการศึกษา · ฐานะการเงิน
สิ่งแรกที่ต้องเตรียมเมื่อวางแผนไปเรียนต่อคือเอกสารที่รับรองประวัติการศึกษาและสถานะการเงินของตนเอง แม้รายการเอกสารที่ต้องใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อยตามมหาวิทยาลัยและสาขาที่สมัคร แต่โดยทั่วไปมักมีรายการต่อไปนี้ร่วมกัน
- หนังสือรับรองผลการเรียน: ใบแสดงผลการเรียนทุกชั้นปีที่ออกโดยสถานศึกษาสุดท้าย (หรือสถานศึกษาที่กำลังศึกษาอยู่)
- หนังสือรับรองการจบ (คาดว่าจะจบ) การศึกษา: หากจบแล้วใช้หนังสือรับรองการจบการศึกษา หากกำลังศึกษาอยู่ใช้หนังสือรับรองว่าคาดว่าจะจบการศึกษา
- ใบคะแนนภาษา: เอกสารที่ตรงตามเงื่อนไขการสมัคร เช่น การสอบวัดความสามารถภาษาเกาหลี (TOPIK) หรือคะแนนภาษาต่างประเทศที่ได้รับการรับรอง
- เอกสารพิสูจน์ความสามารถทางการเงิน: หนังสือรับรองยอดเงินฝากในชื่อของตนเองหรือผู้สนับสนุน หนังสือรับรองรายได้ ฯลฯ
- เอกสารยืนยันตัวตน: สำเนาหนังสือเดินทาง รูปถ่าย และเอกสารประจำตัวพื้นฐานอื่น ๆ
เนื่องจากแต่ละเอกสารมีหน่วยงานที่ออกและระยะเวลาดำเนินการต่างกัน จึงควรเผื่อเวลาก่อนกำหนดการสมัครและจัดลำดับการเตรียมไว้ล่วงหน้า วิธีที่แน่นอนที่สุดในการรู้ว่าต้องใช้เอกสารใดคือตรวจสอบผ่านคำแนะนำการรับสมัคร (ระเบียบการรับสมัคร) ของโรงเรียนที่จะสมัคร
Apostille · การรับรองเอกสาร · การแปล ต่างกันอย่างไร
การยื่นเอกสารที่ออกในต่างประเทศต่อหน่วยงานในเกาหลี มักต้องผ่านขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องแท้จริง แนวคิดที่มักปรากฏในตอนนี้คือ Apostille การรับรองจากสถานกงสุล และการรับรองคำแปล ทั้งสามอย่างมีวัตถุประสงค์และขั้นตอนต่างกัน
- Apostille: ขั้นตอนการรับรองที่ประเทศภาคีสมาชิกอนุสัญญายอมรับความถูกต้องแท้จริงของเอกสารราชการซึ่งกันและกัน โดยขอรับได้จากหน่วยงานที่กำหนดของประเทศที่ออกเอกสาร
- การรับรองจากสถานกงสุล: หากเป็นเอกสารของประเทศที่ไม่ได้เข้าร่วมอนุสัญญา Apostille บางกรณีต้องผ่านขั้นตอนการรับรองจากสถานกงสุลผ่านสถานทูตในพื้นที่
- การรับรองคำแปล: ขั้นตอนที่แปลเอกสารต้นฉบับเป็นภาษาเกาหลี (หรือภาษาที่กำหนด) แล้วให้ผู้รับรอง เช่น โนตารีพับลิก ยืนยันว่าเนื้อหาคำแปลตรงกับต้นฉบับ
โดยทั่วไปมักดำเนินการตามลำดับ ออกเอกสารต้นฉบับ → Apostille (หรือการรับรองจากสถานกงสุล) → การแปล → การรับรองคำแปล แต่ลำดับและความจำเป็นอาจแตกต่างกันไปตามประเทศ ประเภทเอกสาร และเงื่อนไขของหน่วยงานที่รับยื่น ก่อนดำเนินการควรตรวจสอบขั้นตอนที่ถูกต้องกับมหาวิทยาลัยที่สมัครหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเสมอ
เคล็ดลับเรื่องอายุการใช้งานของเอกสารและการจัดการต้นฉบับ
เอกสารจำนวนมากมีอายุการใช้งานนับจากวันที่ออก เอกสารรับรองฐานะการเงินหรือหนังสือรับรองต่าง ๆ มักต้องขอออกใหม่เมื่อพ้นระยะเวลาหนึ่งหลังการออก จึงสำคัญที่จะคำนวณย้อนกลับจากช่วงเวลาที่ยื่นเพื่อกำหนดวันออกเอกสาร
- แยกเก็บต้นฉบับและสำเนาไว้ต่างหากจากกัน
- จัดทำไฟล์สแกนไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ในการยื่นออนไลน์หรือเมื่อขอออกเอกสารใหม่
- รวบรวมเอกสารที่ผ่าน Apostille · การรับรอง · การแปล แล้วไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากเพื่อป้องกันการสูญหาย
- จัดทำวันที่ออกและอายุการใช้งานของแต่ละเอกสาร แล้วเปรียบเทียบกับกำหนดส่งไว้ล่วงหน้า
การเตรียมเอกสารใช้เวลามากกว่าที่คิด เมื่อกำหนดการสมัครชัดเจนแล้ว จึงควรเริ่มจากจัดทำรายการเอกสารที่ต้องใช้ก่อน แล้วคำนวณย้อนกลับจากระยะเวลาที่ใช้ในการออก · การรับรอง · การแปล เพื่อวางแผน