เกณฑ์การเลือกผู้เขียนจดหมายแนะนำ
จดหมายแนะนำเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงท่าทีในการเรียนและศักยภาพของผู้สมัคร ผู้เขียนจดหมายแนะนำควรเป็นคนที่สามารถอธิบายด้านต่าง ๆ ที่ยากจะถ่ายทอดได้ด้วยใบแสดงผลการเรียนหรือเรียงความแนะนำตัวเพียงอย่างเดียว ผ่านตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม แทนที่จะเลือกเพียงคนที่มีตำแหน่งสูง การเลือกคนที่รู้จักผู้สมัครดีจากการเรียนหรือทำโปรเจกต์ร่วมกันจริงเป็นสิ่งที่เหมาะสมกว่า
- อาจารย์ผู้สอน อาจารย์ที่ปรึกษา ผู้ดูแลการฝึกงาน · ฝึกปฏิบัติ และคนอื่นที่สังเกตการเรียนหรือกิจกรรมโดยตรง
- คนที่สามารถบรรยายจุดแข็งและกระบวนการเติบโตของผู้สมัครได้อย่างเป็นรูปธรรม
- คนที่มีความตั้งใจจะสละเวลาให้กับการเขียนจดหมายแนะนำ
ช่วงเวลาและวิธีการขอ และการส่งข้อมูลที่จำเป็น
จดหมายแนะนำเป็นเอกสารที่ต้องใช้เวลาเขียนพอสมควร จึงควรขอล่วงหน้าก่อนกำหนดปิดรับสมัครอย่างเพียงพอ การขอกะทันหันสร้างภาระให้ผู้เขียนและอาจส่งผลต่อความสมบูรณ์ของจดหมายแนะนำ ควรขออย่างสุภาพผ่านการพบหน้าหรืออีเมล โดยมีท่าทีสอบถามอย่างเผื่อเวลาเพื่อให้ผู้เขียนตัดสินใจตอบรับได้อย่างสบายใจ
เมื่อขอ ให้ส่งข้อมูลที่จำเป็นร่วมด้วยเพื่อให้ผู้เขียนสามารถเขียนได้อย่างราบรื่น
- เรซูเมหรือเรียงความแนะนำตัว และข้อมูลที่เกี่ยวกับผลการเรียน
- สรุปวัตถุประสงค์ของโปรแกรมที่สมัครและแรงจูงใจในการสมัคร
- วิธีการยื่น (ระบบออนไลน์ แบบเอกสาร ฯลฯ) และกำหนดปิดรับ
- บันทึกสั้น ๆ เกี่ยวกับประสบการณ์หรือจุดแข็งที่ต้องการเน้น
การจัดการกำหนดส่งและการกล่าวขอบคุณ
ผู้สมัครต้องตรวจสอบสถานะการยื่นจดหมายแนะนำด้วยตนเองเป็นระยะ หากใกล้กำหนดปิดรับ ควรสอบถามความคืบหน้าด้วยถ้อยคำสุภาพเพื่อไม่ให้ดูเหมือนเร่งรัด หากขอพร้อมกันหลายฉบับ การบันทึกสถานะการยื่นของผู้เขียนแต่ละคนแยกกันจะช่วยลดความสับสน
หลังจากจดหมายแนะนำถูกยื่นแล้ว ต้องกล่าวขอบคุณเสมอ อีเมลหรือข้อความสั้น ๆ ก็เพียงพอ และการแจ้งข่าวอีกครั้งหลังทราบผลจะช่วยรักษาความสัมพันธ์ให้ดี มารยาทเช่นนี้นำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจกัน ซึ่งสามารถขอให้เขียนจดหมายแนะนำอีกครั้งในโอกาสอื่นในภายหลังได้