Tiêu chí chọn người giới thiệu
Thư giới thiệu là giấy tờ quan trọng cho thấy thái độ học tập và tiềm năng của ứng viên. Người giới thiệu phải là người có thể dùng ví dụ cụ thể để giải thích những khía cạnh mà chỉ qua bảng điểm hay bài luận giới thiệu bản thân thì khó truyền đạt. Nên chọn người thực sự hiểu rõ ứng viên qua việc cùng học hay cùng làm dự án, hơn là đơn thuần chọn người có chức danh cao.
- Người đã trực tiếp quan sát việc học hay hoạt động như giáo sư phụ trách, giáo sư hướng dẫn, người hướng dẫn thực hành·thực tập
- Người có thể mô tả cụ thể điểm mạnh và quá trình trưởng thành của ứng viên
- Người có thiện chí dành thời gian để viết thư giới thiệu
Thời điểm và cách đề nghị, truyền đạt thông tin cần thiết
Thư giới thiệu là giấy tờ cần khá nhiều thời gian để viết, nên tốt nhất hãy đề nghị sớm hơn đủ nhiều so với hạn nộp hồ sơ. Đề nghị đột ngột gây áp lực cho người giới thiệu và có thể ảnh hưởng đến độ hoàn chỉnh của thư. Hãy đề nghị lịch sự khi gặp mặt hoặc qua email, và cần có thái độ hỏi với thời gian dư dả để người giới thiệu có thể thoải mái quyết định việc có nhận lời hay không.
Khi đề nghị, hãy gửi kèm các tài liệu cần thiết để người giới thiệu có thể viết một cách dễ dàng.
- Sơ yếu lý lịch hoặc bài luận giới thiệu bản thân, tài liệu liên quan điểm số
- Tóm tắt mục đích của chương trình ứng tuyển và động cơ ứng tuyển
- Phương thức nộp (hệ thống trực tuyến, văn bản, v.v.) và hạn nộp
- Ghi chú ngắn gọn về kinh nghiệm hay điểm mạnh muốn nhấn mạnh
Quản lý hạn nộp và lời cảm ơn
Việc thư giới thiệu đã được nộp hay chưa thì chính ứng viên phải kiểm tra định kỳ. Nếu gần đến hạn, tốt nhất hãy dùng câu chữ lịch sự để hỏi thăm tiến độ sao cho không tạo cảm giác thúc giục. Nếu đã đề nghị nhiều thư cùng lúc, việc ghi lại riêng tình trạng nộp của từng người giới thiệu có thể giảm nhầm lẫn.
Sau khi thư giới thiệu được nộp, nhất định hãy gửi lời cảm ơn. Chỉ một email hay tin nhắn ngắn cũng đủ, và nếu báo tin lại một lần nữa sau khi có kết quả thì sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Phép lịch sự này dẫn đến quan hệ tin cậy để sau này bạn có thể lại nhờ giới thiệu ở những cơ hội khác.